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Politicas de Privacidad

Este documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la Fundación Planeta Rural (“Planeta Rural”). En cumplimiento de las disposiciones de Ley, Planeta Rural está comprometido con realizar un manejo adecuado de los datos personales recolectados y almacenados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data. Planeta Rural es una persona jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro, domiciliada en Bogotá con NIT 901083034 cuyos datos de contacto son los siguientes: Dirección: Cl. 69 #6-20, Bogotá, Cundinamarca ImpactHub Teléfono: 3114513092 Correo electrónico: info@planetarural.org.

DEFINICIONES :

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS

En todo Tratamiento realizado por Planeta Rural, los Encargados y/o terceros a quienes se les Transmitan Datos Personales deberán dar cumplimiento integral los principios establecidos en la Ley y a continuación:

  • Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen; – Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
  • Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. – Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS:

En las bases de datos de Planeta Rural se recolectan los siguientes datos personales:

  1. De los beneficiarios de los programas de Planeta Rural
  2. Nombre, número de documento de identidad, domicilio, teléfono, dirección física o postal, correo electrónico, e información de contacto;
  3. Nacionalidad, fecha de nacimiento, cédula de ciudadanía, sexo y estado civil;
  • Ocupación, empresa donde trabaja, cargo y datos de contacto;
  1. Información que sea enviada a nosotros o consultada a través de bases de datos de las redes sociales, entre otros medios donde usted haya incluido sus Datos Personales;
  2. Dirección IP y tipo de browser cuando se obtienen por medios electrónicos;
  3. Información socioeconómica;
  • Cualquier información necesaria para satisfacer solicitudes especiales;
  • Imágenes, fotografías .
  1. Datos Personales que se consideran de carácter sensible tales como resultados de exámenes de laboratorio, historias clínicas y evaluación psicosocial, creencias religiosas y morales, opiniones políticas, preferencias sexuales;
  2. Datos demográficos.
  1. De los donantes
  2. Nombre, número de documento de identidad, domicilio, teléfono, dirección física o postal, correo electrónico, e información de contacto del donante persona natural o del representante legal si el donante es persona jurídica;
  3. Nacionalidad, fecha de nacimiento, cédula de ciudadanía, sexo y estado civil del donante persona natural o del representante legal si el donante es persona jurídica;
  • Ocupación, empresa donde trabaja, cargo y datos de contacto del donante persona natural o del representante legal si el donante es persona jurídica;
  1. Información que sea enviada a nosotros o consultada a través de bases de datos de las redes sociales, entre otros medios donde usted haya incluido sus Datos Personales;
  2. Dirección IP y tipo de browser cuando se obtienen por medios electrónicos;
  3. Información financiera;
  • Cualquier información necesaria para satisfacer solicitudes especiales;
  • Información que usted proporciona en relación a sus preferencias comerciales o en el transcurso de la participación en encuestas, concursos u ofertas promocionales;
  1. De los trabajadores
  2. Nombre, número de documento de identidad, domicilio, teléfono, dirección física o postal, correo electrónico, e información de contacto;
  3. Nacionalidad, fecha de nacimiento, cédula de ciudadanía, sexo y estado civil, fecha de vinculación y retiro (cuando aplique), afiliaciones al sistema de seguridad social;
  • Información financiera, como: créditos activos, embargos.
  1. Cualquier información necesaria para satisfacer solicitudes especiales;
  2. Imágenes, videos, fotografías y huellas digitales.
  3. Datos Personales que se consideran de carácter sensible tales como historias clínicas, antecedentes médicos.
  1. De los proveedores
  2. Nombre, número de documento de identidad, domicilio, teléfono, dirección física o postal, información de contacto;
  3. Nacionalidad;
  • Certificación bancaria, Cámara de comercio;
  1. Verificación en listados antiterroristas;
  2. Cualquier información necesaria para satisfacer solicitudes especiales;
  3. Información que usted proporciona en relación a sus preferencias comerciales o en el transcurso de la participación en encuestas, concursos u ofertas promocionales;
  • Gestión de facturación;
  • Pago a proveedores;
  1. Modalidad de pagos para negociación.
  2. De los voluntarios
  3. Nombre, número de documento de identidad, domicilio, teléfono, dirección física o postal, correo electrónico, e información de contacto;
  4. Nacionalidad, fecha de nacimiento, cédula de ciudadanía, sexo y estado civil;

TRATAMIENTO:

La información que consta en las bases de datos de la entidad es sometida a distintas formas de tratamiento como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización, organización, transferencia y transmisión, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.

En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia de datos personales se hará observando las condiciones para salvaguardar la confidencialidad de la información. En cumplimiento de deberes legales, Planeta Rural podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

Planeta Rural recolecta los datos personales, y la autorización de parte de los titulares, a través de encuestas que completan los beneficiarios de Planeta Rural, medios digitales como correo electrónico, mediante el sitio web de Planeta Rural, documentos que los titulares completan y envían a Planeta Rural en el curso de la relación con Planeta Rural, y planillas que los titulares completan cuando asisten a eventos organizados o auspiciados por Planeta Rural.

FINALIDADES:

  1. Generales/ Proveedores/ clientes
  • Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de Planeta Rural;
  • El proceso de archivo, de actualización de sistemas, de protección y de custodia de información y Bases de Datos;
  • Adelantar campañas de actualización de Datos Personales para garantizar la integridad de los mismos;
  • Realizar el análisis para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta y reporte a listas restrictivas y a centrales de información de riesgos financieros.
  • Cumplir con los procesos internos de Planeta Rural en materia de administración de proveedores y contratistas.
  • Gestión de facturación;
  • Pago a proveedores;
  • Entregar información a terceros para evaluación y clasificación de proveedores;
  • Certificación bancaria, Cámara de comercio;
  • Verificación en listados antiterroristas;
  • El proceso de archivo, de actualización de sistemas, de protección y de custodia de información y Bases de Datos;
  • Cumplir las obligaciones tributarias, contractuales y legales;
  • El envío de las modificaciones a esta Política, así como la solicitud de nuevas autorizaciones para el Tratamiento de los Datos Personales;
  • Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, y al desarrollo de la actividad comercial de Planeta Rural.
  • El envío de las modificaciones a esta Política, así como la solicitud de nuevas autorizaciones para el Tratamiento de los Datos Personales.
  1. Beneficiarios de Planeta Rural
  • Estadística de uso de los servicios;
  • Seguimiento de los casos;
  • Envío de comunicaciones;
  • Reporte a donantes;
  • Remisiones a entidades gubernamentales para el restablecimiento de derechos;
  • Promoción y gestión de empleos;
  • Seguimiento de empleabilidad;
  • Selección de personal Beneficiarios;
  • Formación y capacitación en tendencias actuales relacionadas con su carrera de formación.
  • Hacer encuestas, sacar estadísticas a través de terceros.
  • Enviar boletín de oportunidades
  • Informes de gestión de la Organización
  • Donantes
  • Registro de las donaciones;
  • Envío de información sobre nuevos programas o proyectos;
  • Envío de comunicaciones relacionadas a las donaciones;
  • Reportes de gestión para evidenciar el impacto de la donación y sus resultados.
  1. Trabajadores
  • Gestión de nómina;
  • Pago a empleados;
  • La gestión de bancos de hojas de vida y jornadas de reclutamiento para contratación de personal;
  • Emisión de certificados o cartas laborales;
  • Verificación de referencias o certificados laborales emitidos;
  • Tramites como: Afiliaciones, reconocimiento de prestaciones económicas, antes los entes controladores de la seguridad social;
  • Contactar a los empleados y/o familiares en caso de ausencia o novedades;
  • Envió de información de interés relacionadas con las actividades asignadas y desarrolladas en Planeta Rural;
  • Reconocimientos y premios por su desempeño;
  • Para la aplicación de medidas disciplinarias contempladas en los manuales de Planeta Rural y evaluaciones de desempeño
  • Documentación y realización de capacitaciones
  • Implementación de programas de bienestar institucional y de salud ocupacional.
  1. Voluntarios
  • Registro y participación en actividades.

La información recolectada por Planeta Rural tiene como propósito la medición y analisis. Además, Planeta Rural guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral. La información sobre miembros y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

DERECHOS DE LOS TITULARES:

Los Titulares podrán:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Planeta Rural o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Ser informado por Planeta Rural o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que Planeta Rural o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Adicionalmente, Planeta Rural, en el Tratamiento de Datos personales asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores y adolescentes. Por lo anterior el Tratamiento de Datos personales de menores y adolescentes serán Tratados cumpliendo los siguientes parámetros.

 

  1. Planeta Rural y quienes sean responsables del manejo de Datos Personales de menores y adolescentes, están obligados a responder y respetar el interés superior de los menores.
  2. Planeta Rural asegurará el respeto de los derechos fundamentales de los menores y adolescentes. Será obligación de Planeta Rural proveer información a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas menores y adolescentes con relación al Tratamiento indebido de sus Datos Personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas menores y adolescentes de sus Datos Personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal.
  • El Tratamiento de los Datos Personales de los niños, niñas y adolescentes debe ser siempre autorizado por el representante legal del niño, niña o adolescente. La Autorización que dé el representante legal deberá siempre tener en cuenta el derecho del menor a ser escuchado. La opinión del niño, niña o adolescente será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
  1. El Tratamiento de los Datos Personales de los niños, niñas y adolescentes siempre se realizará conforme a los principios establecidos en la Ley y en esta Política.

 

PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A DE CONSULTAS:

 

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de Planeta Rural podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento. Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Procedimientos de presentación y respuesta a las consultas quejas y reclamos Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

 

  • Identificación del Titular
  • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
  • Dirección del titular
  • Documentación que se quiera presentar como prueba

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIGENCIA:

La Políticas de Tratamiento de Información Personal de Planeta Rural estarán vigentes a partir del 1 de Enero de 2019. Planeta Rural se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.